externer Datenschutz
Jedes Unternehmen verarbeitet personenbezogene Daten – von Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern. Diese wichtigen und sensiblen Informationen müssen natürlich gegen unbefugten Zugriff und Verlust geschützt werden. Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen haben niemandem im Team, der sich mit den aktuellsten Datenschutzvorgaben auskennt. In diesem Fall ist es empfehlenswert, einen externen Datenschutzbeauftragen zu beauftragen. Unsere zertifizierten Datenschutz-Fachleute stehen Ihnen dafür gerne zur Verfügung.
Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB)?
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist eine datenschutzrechtlich geschulte Person. Diese unterstützt Sie bei der Einhaltung aller Datenschutzgesetze, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Dabei hat ein externer DSB nur eine beratende, informierende und unterstützende Funktion – die Entscheidungsgewalt und damit die rechtliche Verantwortung liegt immer noch bei der Geschäftsleitung Ihres Unternehmens.
Muss ich die Dienste eines externen Datenschutzbeauftragten in Anspruch nehmen?
Wenn Ihr Unternehmen die folgenden Voraussetzungen aus Art. 37 DS-GVO und § 38 BDSG erfüllt, muss Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernennen. Ihr Unternehmen braucht einen DSB, wenn es personenbezogene Daten verarbeitet und:
- mindestens 20 Personen mit der automatisierten Verarbeitung dieser Daten beschäftigt sind
- die Verarbeitung von personenbezogenen Daten eine Datenschutz-Folgenabschätzung notwendig macht
- die Verarbeitung von personenbezogenen Daten eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erforderlich machen
- die Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten besteht
Es ist aber Ihre Entscheidung, ob jemand innerhalb des Unternehmens oder ein externer Dienstleister diese Aufgabe übernehmen soll. Wir empfehlen aber einen externen DSB, da sich Ihre Mitarbeitenden dann weiterhin um die Kernaufgaben Ihres Unternehmens kümmern könnten – nicht um neue, schwer zu verstehende Datenschutzregularien.
Welche Aufgaben übernimmt ein externer Datenschutzbeauftragter?
Die Aufgaben sind vielfältig und orientieren sich an den Anforderungen und Besonderheiten Ihres Unternehmens. Hier einige Beispiele:
Für viele Unternehmen wird empfohlen, das Personal regelmäßig (meist ein Mal pro Jahr) im sicheren Umgang mit schützenswerten Daten zu schulen und sie für Risiken und Probleme im Datenschutzbereich zu sensibilisieren. Ein externer DSB kann diese Schulungen für Sie durchführen.
Ihr neuer Datenschutzbeauftragter kann durch Ihre Räumlichkeiten gehen und diese auf Datenschutz-Risiken überprüfen. Sind Computer auch wirklich gesperrt, wenn niemand daran arbeitet? Stehen auf dem Flipchart im Meetingraum noch sensible Daten, nachdem das Meeting längst beendet ist? Ist die Tür zum Serverraum oder Dokumentenarchiv auch wirklich verschlossen? Sie bzw. die Verantwortlichen erhalten dann einen Bericht mit den gefundenen Problemen und möglichen Lösungen.
Müssen Sie datenschutzrechtlich relevante Dinge dokumentieren (z.B. ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen), dann hilft Ihnen der externe DSB beim korrekten Erstellen oder Ausfüllen der Dokumente.
Sind personenbezogene Daten doch in die falschen Hände geraten oder verloren gegangen? Dann müssen Sie sich nicht alleine dem Problem stellen. Ihr Datenschutzbeauftragter weiß, wer alles darüber informiert werden muss, wie man den Vorfall richtig bei der zuständigen Behörde meldet und wie die nächsten Schritte aussehen.
Haben Sie allgemein Fragen zum Datenschutz oder brauchen z.B. eine Datenschutz-Folgenabschätzung für die Einführung eines neuen IT-Systems? Ihr externer DSB steht Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.
Bei uns haben Sie den Vorteil, dass wir nicht nur Datenschutz-Dienstleistungen anbieten. Ein externer DSB von uns kann z.B. auch mit unserem IT-Service Team zusammenarbeiten, um Ihre Server noch sicherer konfigurieren, ein neues Zutrittskontrollsystem für Sie beschaffen zu lassen oder eine Verschlüsselung auf den Rechnern Ihrer Mitarbeiter einzurichten.
Wir sind rechtlich nicht verpflichtet einen DSB zu bestellen. Sollten wir es dennoch tun?
Das kommt ganz auf Ihr Unternehmen und dessen aktuelle Situation an. Gerne beraten wir Sie dazu. Ein Datenschutzbeauftragter kann für Sie viele Vorteile mit sich bringen:
Sie müssen sich nicht mehr alleine darüber den Kopf zerbrechen, ob Ihr Unternehmen alle Vorgaben einhält und ob sich die Gesetzeslage inzwischen wieder geändert hat – ihr externer DSB berät Sie und weist Sie auf wichtige Änderungen hin.
Ein Verstoß gegen Datenschutzregeln durch Unwissen oder ungenügende Sicherheitsvorkehrungen kann das Image Ihres Unternehmens schädigen und Sie durch die mögliche Zahlung hoher Strafen finanziell belasten. Ein externer Datenschutzbeauftragter von uns hilft Ihnen, die Risiken zu minimieren.
Der durch Datenschutzmaßnahmen erhöhte Sicherheitsstandard kommt nicht nur dem Schutz personenbezogener Daten, sondern auch schützenswerten internen Informationen zu Gute.
Der häufigste Verursacher von Datenschutz-Verstößen ist der Mensch. Ein DSB kann Ihre Mitarbeiter darauf hinweisen, dass Computer zu sperren und wichtige Dokumente einzuschließen sind. Auch über sichere Passwörter und die Erkennung von Phishing-Mails klärt Ihr neuer Datenschutzbeauftragte gerne auf.
Sie können so mit gutem Gewissen Ihrem Tagesgeschäft nachgehen – wohl wissend, dass sich um den Datenschutz in Ihrem Unternehmen professionell gekümmert wird.
Wie beauftragte ich einen externen DSB und wieviel kostet das?
Kontaktieren Sie uns einfach. Neben Frankfurt am Main bieten wir Ihnen unsere Leistungen rund um den Datenschutz, auch in Darmstadt, Offenbach und Mainz an. Wir beraten Sie gerne unverbindlich und individuell, um gemeinsam die für Ihr Unternehmen beste Lösung zu finden – für mehr Datenschutz und damit auch mehr Rechtssicherheit in Ihrem täglichen Arbeitsablauf. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.
